Онлайн касса для такси: применение в 2019 году

Уже сейчас все службы такси обязаны выдавать чек пассажиру после оплаты поездки. Для этого в службе должны быть установлены кассовые аппараты для такси. Расскажем, какие варианты установки онлайн-касс допускаются законом 54 ФЗ такси и сколько стоит переход на онлайн-кассы.

Онлайн касса для такси: что это и чем отличается от обычной кассы

Онлайн-касса — это кассовый аппарат, который автоматически по интернету отправляет данные о совершённой покупке в Федеральную налоговую службу (ФСН) и покупателю. Благодаря автоматической передаче данных государство может отслеживать все транзакции и получать с них налоги, а потребители смогут получать точную информацию о своих платежах.

В обычном, старом, кассовом аппарате данные записывались на электронную контрольную ленту защищённую (ЭКЛЗ) — печатную плату, похожую на платы в компьютерах. Действовала ЭКЛЗ ровно 13 месяцев. Чтобы заменить ЭКЛЗ нужно было везти кассовый аппарат в центр техобслуживания для снятия налоговых данных и лично ехать в ФНС на проверку. После каждой рабочей смены нужно было распечатывать отчёт обо всех операциях и хранить его несколько лет для контроля ФНС.

До 2017 года в России использовались старые кассовые аппараты, с июля 2019 года каждая компания обязана перейти на онлайн-кассы. Они отличаются от обычных в нескольких ключевых моментах.

• Данные в онлайн-кассах записываются на фискальный накопитель — по устройству он похож на ЭКЛЗ, но не просто записывает данные, а кодирует их и передаёт в ФНС.

• Передача данных происходит через оператора фискальных данных (ОФД) — юридическое лицо, которое отвечает за сбор, хранение и передачу в ФСН данных по всем денежным расчётам компании. Служба такси должна обязательно заключить договор с каким-либо ОФД.

• Прослужить фискальный накопитель может 13, 15 или 36 месяцев — это зависит от вида накопителя и количества торговых операций, которые совершает ваша служба. Максимально фискальный накопитель может вмещать в себя 256 000 записей. Чем больше у вас заказов, тем чаще придётся менять накопитель.

• Заменить фискальный накопитель можно самостоятельно, теперь для этого не нужен центр техподдержки.

• Ехать в ФНС не нужно: данные о перерегистрации кассы вы будете отправлять онлайн.

• Клиенты должны получать электронный чек с подробными данными о покупке и о службе. Если они расплатились в приложении, то чек приходит на электронную почту. Если расплатились наличными или по карте водителю, то на бумажном чеке должен быть QR-код со ссылкой на электронный чек.

Нужна ли онлайн касса в такси

Переход на онлайн-кассы осуществлялся плавно, с 2017 по 2019 год. На сегодняшний день использовать онлайн-кассы должны все службы такси. За отсутствие в службе онлайн-кассы вы заплатите сначала штраф от 30 000 ₽, а за повторное нарушение вам придётся на 90 дней закрыть службу.

Исключительной отсрочкой на установку онлайн-кассы до 1 июля 2019 года пользуются только некоторые виды служб такси:

• те, кто работает по единому налогу на вменённый доход (ЕНВД);

• те, кто работает по патентной системе налогообложения (ПСН).

Но все службы без исключения обязаны высылать чек клиенту при оплате онлайн по банковской карте.

Если вы не работаете по ЕНВД или ПСН, то ваша служба уже сейчас должна иметь онлайн-кассы и выдавать чеки клиентам при любом способе оплаты. Если пассажир не получит печатный или электронный чек, то вы получите штраф от 2 000 до 10 000 ₽. Но если у вас в службе вообще не применяется касса, то штраф будет 30 000 ₽ за каждый невыданный чек.

Закон 54-ФЗ всё ещё пересматривается, возможно, в ближайшее время в него будут внесены поправки. Если сроки перехода на онлайн-кассы для служб такси изменятся, мы обязательно сообщим об этом дополнительно.

Кассовый аппарат для такси 2019: варианты применения

Требования к онлайн-кассам и ОФД регулирует Федеральный закон «О применении контрольно-кассовой техники» (54-ФЗ). В идеальной схеме соответствия закону онлайн-касса должна быть в каждой машине, чтобы клиент мог получить чек на месте совершения оплаты.

В Такси-Матер уже ведётся активная работа по реализации всех необходимых функций для соответствия 54 ФЗ такси. Даже больше — наши специалисты нашли ещё несколько вариантов применения онлайн-кассы, которые могут считаться законными в некоторых регионах России и более удобны и выгодны для службы такси.

Онлайн касса такси в каждой машине - это первый вариант

Этот вариант применения полностью законный и не вызовет никаких вопросов в налоговой, если кассы будут правильно зарегистрированы в ФНС.

В каждой машине устанавливается касса с фискальным накопителем внутри. Она подключается по Bluetooth к смартфону с водительским приложением TMDriver. При завершении поездки у водителя в приложение появляется кнопка «Напечатать чек», данные передаются на фискальный накопитель и печатаются на чеке для клиента.

1.1. Касса Атол 15Ф в машине

Что нужно купить:

• Касса Атол 15Ф — от 7 000 ₽  

• Фискальный накопитель на 36 месяцев — 10 000 ₽  

• Подключение к оператору фискальных данных — 3000 ₽ в год

Недостаток этого устройства в том, что чеки не могут сразу же отправляться оператору фискальных данных через приложение водителя. Чтобы отправить чеки в ОФД, необходимо каждый месяц подключать аппарат к компьютеру и выгружать данные фискального накопителя самостоятельно. Если не сделать этого, то фискальный регистратор вообще перестанет печатать чеки.

1.2. Касса aQsi-5Ф в машине

Что нужно купить:

• Касса aQsi-5Ф — 18 900 ₽

• Фискальный накопитель на 36 месяцев — 10 000 ₽

• Подключение к оператору фискальных данных — 3000 ₽ в год

Одно устройство будет сочетать функции водительского приложения, онлайн-кассы и возможность бесконтактной оплаты — что является плюсом: пассажирам больше не придётся заранее указывать способ оплаты, они в любом случае смогут расплатиться и картой, и наличными. Но такое устройство можно подключить и без возможности оплаты картой (без эквайринга), тогда его стоимость будет немного ниже.

Кассы в офисе и принтер чеков в каждой машине - это второй вариант

Этот вариант применения не совсем законный, потому что касса находится не в машине такси, а закон требует, чтобы касса стояла в месте осуществления расчёта. Но с другой стороны, нет и жёсткого нарушения: по закону, клиент должен получить чек в месте совершения оплаты — и он его получит прямо в машине такси, также подробный чек может быть вылсан на электронную почту клиента. Возможность осуществления такой схемы в вашем регионе уточняйте в местном отделении ФНС.

В офисе службы необходимо будет установить несколько кассовых аппаратов. Каждый аппарат, по информации производителей, может печатать до 250 чеков в день, поэтому службе, которая обрабатывает по тысяче заказов в сутки понадобится как минимум 4 кассы. В каждую машину нужно установить мобильный Bluetooth-термопринтер для распечатки чеков.

Принцип формирования чека происходит поэтапно.

1. Водительское приложение TMDriver передаёт данные о поездке в программный комплекс Такси-Мастер.

2. Такси-Мастер передаёт информацию по чеку на онлайн-кассу.

3. Касса отбивает чек и передаёт его также оператору фискальных данных.

4. ОФД обрабатывает данные и отправляет их обратно в Такси-Мастер.

5. Такси-Мастер передаёт проверенные данные в водительское приложение TMDriver.

6. TMDriver по Bluetooth отправляет  чек на мобильный принтер.

7. Принтер печатает копию чека для клиента.

Онлайн-кассы, установленные в офисе службы такси

Что нужно купить:

• Касса в офис Атол20Ф — 10 000 ₽ за штуку

• Фискальный накопитель на 36 месяцев в каждую кассу — 10 000 ₽ за штуку

• Подключение к оператору фискальных данных — 3000 ₽ в год

• Мобильный термопринтер в машину — до 5 000 ₽ за штуку

Эта условно законная схема поможет сократить расходы на покупку отдельных устройств в каждую машину такси. Однако этот вариант применения оналайн-касс требует постоянного личного контроля за процессом печати чеков в офисе: нужен ответственный человек, который будет менять чековую ленту, следить за исправностью аппаратов и за наполняемостью фискального накопителя.

Вариант 3: касса в облаке, принтер чеков в машине

Этот вариант тоже не противоречит закону, но может вызвать вопросы в налоговой по тем же причинам, что и предыдущая схема применения касс.

По принципу действия эта схема также не отличается от предыдущей. Единственное отличие — кассы будут не аппаратами в офисе службы, а только программой в облачном сервисе, которая подключена к фискальному регистратору.

Службе необходимо будет арендовать облачную кассу, а лучше две, чтобы всегда иметь запасной вариант, если первый даст сбой. Облачные кассы в день могут отбивать до 6 000 чеков, поэтому двух касс службе такси будет вполне достаточно. При большом количестве заказов вам просто придётся чаще менять фискальные накопители.

Арендовать кассы в облаке службы такси могут в сервисе АТОЛ Онлайн. Этот сервис предоставит службе не только кассы, но и услуги ОФД, поэтому отдельно договор с ОФД заключать и оплачивать не придётся.

Что нужно купить:

• Аренда одной кассы в облаке АТОЛ Онлайн — от 2 000 ₽ в месяц

• Фискальный накопитель на 36 месяцев — 10 000 ₽

• Мобильный термопринтер в машину — до 5 000 ₽ за штуку

Этот условно законный вариант применения не требует контроля за чековой лентой или исправностью кассовых аппаратов — облачные кассы не печатают чеки, а за наполненностью фискального накопителя и работоспособностью программы будет следить АТОЛ Онлайн.

Онлайн касса для такси: цена

Если ваша диспетчерская служба работает с наёмными частными водителями или с индивидуальными предпринимателями, то установка, регистрация и обслуживание онлайн-касс в машинах становится их обязанностью, вы не понесёте затрат. Если у вас собственный автопарк, то вам нужно будет решить, по какой схеме будут работать водители на ваших машинах.

Рассчитаем примерно, сколько стоит каждый вариант применения онлайн-касс в службе такси с собственным автопарком.

• Возьмём службу с 1000 заказов в сутки и 100 машинами

• Вспомним несколько ключевых моментов:

• службе обязательно иметь договор на каждый кассовый аппарат в такси с оператором фискальных данных и обновлять его каждый год;

• службе обязательно иметь и своевременно менять фискальный накопитель в каждой кассе;

• фискальный накопитель может служить либо максимум 36 месяцев, либо обработать примерно 256 000 записей;

• в каждую машину понадобится установить онлайн-кассу, если вы хотите точно исполнить закон, либо хотя бы термопринтер, если вы собираетесь работать по условно законной схеме;

• для схемы с кассами в офисе — один кассовый аппарат может распечатать до 250 чеков в день;

• для схемы с кассой в облаке — лучше арендовать 2 кассы на случай ЧС.

Получается, полностью соответствовать закону дороже, чем попытаться выстроить собственную схему работы. Всех дешевле в долгосрочном периоде обойдётся установка касс в офисе и принтеров в каждой машине. Но этот вариант не самый удобный: есть ограничение по количеству напечатанных одной кассой чеков —  значит, крупным службам понадобится больше касс — и нужно постоянно следить за чековой лентой и за фискальным накопителем. Более удобный вариант работы — арендовать облачные кассы и установить принтеры в каждой машине. В этой схеме службе не придётся самостоятельно обслуживать кассовый аппарат такси и следить за фискальным накопителем. И вполне возможно, такая схема станет абсолютно законной, так как 6 апреля принят законопроект, разрешающий установку одной кассы в службе такси.

Остались вопросы?

Оставьте заявку на консультацию, и мы расскажем, как вашей службе грамотно выстроить работу с онлайн-кассами.